内容証明郵便とは？書式・記載内容のルールと郵便局での出し方

こんにちは。行政書士燈綜合事務所の山本です。

内容証明郵便とは、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に差し出したのか」を日本郵便が証明するサービスです。

文書を差し出した事実やその内容を記録として残せるため、貸したお金の返済を求める催告や、契約解除などの重要な意思表示を行う場面などで利用されます。

ただし、内容証明郵便によって、文書に書かれた内容そのものが真実であることまで証明されるわけではありません。

また、内容証明郵便には、使用できる文字や同封物などについて一定のルールがあり、郵便局の窓口で提出する謄本には字数・行数の制限があります。

この記事では、内容証明郵便の役割、配達証明との違い、書式・記載内容のルール、郵便局での出し方について解説します。

内容証明郵便とは？証明される内容を具体例で解説

内容証明郵便は、一般書留郵便物の内容文書について、日本郵便がその内容を証明するサービスです。

内容証明郵便を利用することによって、

• いつ差し出したのか
• どのような内容の文書を差し出したのか
• 誰から誰に差し出したのか

ということを記録として残すことができます。

ここで重要なのは、「その内容の文書を差し出した」という事実と、「文書に記載された内容が真実であること」は異なるという点です。

「1億円の借金がある」と記載した場合、何が証明される？

例えば、令和8年8月8日に、AさんがBさんに対して、

「Bさんは私に1億円の借金がある」

という内容を記載した内容証明郵便を差し出したとしましょう。

この場合、内容証明郵便によって記録として残るのは、次のような内容です。

証明する事項	この例で確認できる内容
いつ	令和8年8月8日に差し出したこと
どのような内容の文書を	BさんはAさんに1億円の借金がある旨を記載した文書を差し出したこと
誰から誰に	AさんからBさんに差し出したこと

この内容証明郵便を差し出したからといって、日本郵便によって「BさんがAさんに1億円の借金をしているという事実そのもの」が証明されるわけではありません。

つまり、内容証明郵便は「記載内容が正しいこと」を証明する制度ではなく、「このような内容の文書を差し出したこと」を証明する制度です。

内容証明郵便を利用する際には、この証明の範囲を理解しておくことが大切です。

内容証明郵便はどのような場合に使う？

内容証明郵便は、相手に伝えた文書の内容と、それを差し出した事実を証拠として残しておきたい場合に利用されます。

例えば、次のような場面があります。

貸したお金の返済を求める「催告」

貸したお金の返済を求める催告を行う際には、内容証明郵便を利用することで、「この日に、このような内容で返済を求める文書を差し出した」という記録を残すことができます。

口頭や電話、通常の郵便などで返済を求める方法もありますが、後になって「そのような請求は受けていない」などと争いになることがあります。

そのような場合に備えて、請求した内容を記録として残しておく方法の一つとして、内容証明郵便が利用されています。

契約解除などの意思表示

契約解除など、相手方に対して重要な意思表示を行う場合にも、内容証明郵便が利用されることがあります。

契約関係では、「どのような内容を通知したのか」や「いつ通知したのか」が後になって問題となることがあります。

内容証明郵便を利用することで、どのような内容の文書を差し出したのかを記録として残すことができます。

なお、契約解除等が法律上有効となるかどうかは、契約内容や個別の事情によって異なります。内容証明郵便を利用したこと自体によって、記載した内容の法的な有効性が保証されるわけではありません。

このように、内容証明郵便は、後の「言った・言わない」といったトラブルを防ぐための手段として活用されています。

普通郵便や追跡可能な郵便物との違い

普通郵便で送付した場合には、どのような内容の文書を差し出したのかを、日本郵便に証明してもらうことはできません。

また、追跡可能な郵便物であっても、配送状況を確認することはできますが、その郵便物にどのような内容の文書が入っていたのかまで証明されるわけではありません。

そのため、文書の内容を含めて差し出した記録を残したい場合には、内容証明郵便を利用する方法があります。

内容証明と配達証明の違いは？

内容証明とあわせて利用されることが多いサービスに「配達証明」があります。

内容証明と配達証明では、証明する対象が異なります。

サービス	証明する内容
内容証明	いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に差し出したのか
配達証明	郵便物を配達した事実

「相手方に配達された事実」についても証明を残しておきたい場合には、内容証明郵便に「配達証明」を付けて差し出す方法があります。

例えば、契約解除などの意思表示では、文書を作成・発送したことだけではなく、相手方への到達時期が問題となることがあります。

そのため、重要な通知では、内容証明と配達証明をあわせて利用することも多くあります。

なお、配達証明は郵便物を配達した事実を証明するものであり、受取人本人が実際に文書の内容を読んだことまで証明するものではありません。

差し出した文書の内容を残したいのか、配達された事実についても証明を残したいのかを確認して、利用するサービスを選びましょう。

内容証明郵便に書式や記載内容の決まりはある？

内容証明郵便だからといって、「督促状でなければならない」など、文書の目的や内容が限定されているわけではありません。

一方で、使用できる文字や同封物などには一定の制限があり、窓口で提出する謄本には字数・行数のルールがあります。

用紙の大きさや縦書き・横書きに制限はある？

使用する用紙の大きさに、特別な制限はありません。

縦書きでも横書きでも差し出すことができます。

所定のルールを満たしていれば、手書きで作成しても、Word等を使用して作成しても問題ありません。

窓口で提出する謄本の字数・行数の制限

郵便局の窓口で提出する内容証明郵便の謄本には、1枚あたり次の字数・行数の制限があります。

書き方	1行の字数	1枚の行数
縦書き	20字以内	26行以内
横書き	20字以内	26行以内
横書き	13字以内	40行以内
横書き	26字以内	20行以内

横書きの場合は、上記の横書きの組合せのいずれかによって作成します。

なお、この字数・行数の制限は、窓口で提出する「謄本」に関するものです。

受取人に送付する「内容文書」そのものについては、謄本と同じ字数・行数の制限が課されているわけではありません。

ただし、実際には内容文書と謄本を同じ形式で作成しておくと、準備や確認がしやすくなります。

また、字数の計算方法については、記号や数字、アルファベットなどの取扱いに一定のルールがあります。

実際に作成する際には、日本郵便の最新の案内を確認しておきましょう。

謄本が2枚以上になる場合は契印が必要

謄本が2枚以上にわたる場合には、そのつづり目に契印が必要です。

内容証明郵便を作成する際には、字数・行数だけでなく、複数枚になった場合の取扱いについても確認しておきましょう。

内容証明郵便には同封できないものがある

内容証明郵便では、内容文書以外の物を同封することはできません。

例えば、請求の根拠となる契約書や請求書、資料などを一緒に送りたい場合であっても、内容証明郵便の封筒にそのまま同封することはできません。

資料等も相手方へ送りたい場合には、別の郵便物として送付するなどの対応を検討する必要があります。

郵便局の窓口から内容証明郵便を出す方法

郵便局の窓口から内容証明郵便を差し出す場合には、相手方に送付する「内容文書」1通と、その内容を謄写した「謄本」2通、封筒1通を用意します。

実際には、同じ内容の文書を3部印刷して準備すると分かりやすいでしょう。

文書と封筒を準備し、窓口で確認を受けた後に差し出す流れとなります。

内容文書1通と謄本2通を用意する

用意する文書は、それぞれ次の用途に使用します。

用意する文書	用途
内容文書	相手方へ送付するもの
謄本1通	郵便局で保存されるもの
謄本1通	差出人に返却され、控えとして保管するもの

それぞれの文書の内容が一致していることを確認して準備しましょう。

封筒を1通用意し、差出人・受取人を記載する

差し出す際に使用する封筒も1通用意します。

封筒には、内容文書に記載したものと同じ差出人・受取人の住所、氏名（会社名）等を記載します。

窓口で確認を受ける前に封をせず、そのまま持参しましょう。

封をする前に窓口で確認を受ける

封筒と内容文書・謄本を郵便局の窓口に提出すると、内容文書と謄本の照合など、内容証明郵便としての形式上の確認が行われます。

ここで注意したいのは、郵便局が文書に記載された請求内容や主張について、法律上正しいかどうかを判断してくれるわけではないという点です。

郵便局で行われるのは、あくまで内容証明郵便として差し出すために必要な確認です。

確認にはある程度時間がかかる場合もありますので、時間に余裕を持って郵便局へ行くことをおすすめします。

確認が終了した後、相手方に送付する内容文書を封筒に入れて封をし、差し出します。

内容証明郵便を取り扱う郵便局か、事前に確認する

すべての郵便局で、内容証明郵便を取り扱っているわけではありません。

窓口から差し出す場合には、予定している郵便局が内容証明郵便を取り扱っているか、あらかじめ確認しておきましょう。

インターネットで差し出せる「e内容証明」とは？

日本郵便の「e内容証明（電子内容証明）」を利用すれば、インターネットを通じて内容証明郵便を差し出すこともできます。

e内容証明では、インターネット上で手続きを行うことができるため、郵便局の窓口へ文書を持参する必要がありません。

窓口で差し出す内容証明郵便とe内容証明では、書式や手続方法が異なります。

e内容証明を利用する場合には、日本郵便の公式案内で最新の利用方法や書式を確認しましょう。

内容証明郵便に関するよくある質問

Q．内容証明郵便を出せば、文書に書いた内容が真実だと証明されますか？

いいえ。

文書に記載された内容が真実であることまで証明されるわけではありません。

内容証明郵便は、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に差し出したのか」を証明する制度です。

Q．内容証明郵便だけで、相手方に配達された事実も証明できますか？

内容証明と配達証明は、証明する対象が異なるサービスです。

相手方に配達された事実についても証明を残したい場合には、内容証明郵便に配達証明を付けて差し出す方法があります。

Q．内容証明郵便は手書きでも、Wordでも作成できますか？

所定のルールを満たしていれば、手書きでも、Word等でも作成できます。

用紙の大きさに特別な制限はありませんが、窓口で提出する謄本の字数・行数や、使用できる文字などのルールを確認する必要があります。

Q．郵便局の窓口から出す場合、文書はなぜ3通必要なのですか？

相手方に送付する内容文書1通と、郵便局で保存する謄本、差出人が保管する謄本が必要となるためです。

実際に準備する際には、同じ内容の文書を3部用意しておくと分かりやすいでしょう。

Q．内容証明郵便は、どの郵便局でも出せますか？

すべての郵便局で取り扱っているわけではありません。

窓口から差し出す場合には、予定している郵便局で内容証明郵便を取り扱っているか、あらかじめ確認しましょう。

Q．内容証明郵便に契約書や請求書を同封できますか？

内容証明郵便には、内容文書以外の物を同封することはできません。

契約書や請求書などの資料も送付する必要がある場合には、別の郵便物として送付するなどの方法を検討しましょう。

内容証明郵便は、証明の範囲と書式のルールを確認して作成しましょう

内容証明郵便は、文書に記載された内容そのものが真実であることを証明する制度ではありません。

一方で、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に差し出したのか」を記録として残すことができるため、重要な意思表示を行った事実を明確にし、後の「言った・言わない」といったトラブルを防止するための手段として活用されています。

また、相手方に配達された事実についても証明を残したい場合には、配達証明をあわせて利用することができます。

内容証明郵便を作成する際には、字数・行数、使用できる文字、同封物などのルールを確認し、差出方法に合わせて準備することが重要です。

「内容証明郵便を出したいが、作成方法や出し方が分からない」

「自分の伝えたい内容を、内容証明郵便として文書にまとめてほしい」

このような場合には、お気軽にご相談ください。

行政書士燈綜合事務所では、ご本人からお伺いした事実関係やご意向に基づき、内容証明郵便等の文書作成を承っております。

なお、相手方との間ですでに紛争が生じている場合や、相手方との交渉・法律判断そのものが必要となる場合など、事案によっては弁護士へのご相談が適切となることがあります。