内容証明郵便とは？書き方と活用場面を解説

相手に重要な通知を送りたいけれど、「本当に伝わったのか」「どのような内容を送ったのか、後から証明できるのか」と不安に感じたことはありませんか。

たとえば、未払い金の請求や契約解除の通知など、「言った・言わない」のトラブルになりやすい場面では、電話や通常の手紙だけでは、後になって通知した内容を証明することが難しい場合があります。

このような場面で利用されるのが「内容証明郵便」です。

内容証明郵便を利用することで、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰あてに差し出したのかを証拠として残すことができます。

この記事では、内容証明郵便の仕組みから書き方の基本、活用される場面、利用する際の注意点まで、初めて利用する方にも分かりやすく解説します。

内容証明郵便の仕組み

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、日本郵便が、差し出された文書の内容を証明する郵便サービスです。

窓口から差し出す一般的な内容証明郵便の場合、相手に送付する文書のほか、同じ内容の謄本を2通用意します。

そのうち1通は郵便局で保存され、もう1通は差出人に返却されます。

そのため、後になって「どのような内容の文書を送ったのか」が問題となった場合にも、通知した内容を証明する資料として利用することができます。

ただし、ここで注意しなければならないのは、内容証明郵便を利用したからといって、文書に書かれている内容が真実であることや、請求に法的な根拠があることまで日本郵便が証明してくれるわけではないという点です。

たとえば、「100万円を支払ってください」と内容証明郵便で通知したとしても、それだけで100万円の債権が存在することが証明されるわけではありません。

内容証明郵便は、あくまで「このような内容の文書を差し出した」ということを証明する制度です。

配達証明との違い

内容証明郵便とあわせて利用されることが多いものに「配達証明」があります。

内容証明が「どのような内容の文書を差し出したのか」を証明する制度であるのに対し、配達証明は、書留郵便物を配達した事実を証明するサービスです。

契約解除や債権の請求などでは、「どのような内容を通知したか」だけでなく、「いつ相手方に到達したか」が重要になる場合があります。

そのため、重要な通知については、内容証明郵便に配達証明を付けて発送する方法がよく利用されます。

なお、配達証明は郵便物が配達された事実を証明するものであり、実際に誰が受け取ったのかまで証明する制度ではありません。

内容証明郵便が活用される場面

未払い金・貸金などの請求

内容証明郵便がよく利用される場面の一つが、金銭の請求です。

たとえば、

• 売掛金や代金が支払われていない
• 貸したお金が返ってこない
• 報酬やその他の金銭が未払いになっている

といった場合に、支払期限や請求金額などを明確にした通知を送る方法として利用されます。

電話や口頭で何度も支払いを求めていたとしても、後になって「そのような請求は受けていない」と主張される可能性があります。

内容証明郵便を利用して請求内容を明確にしておくことで、いつ、どのような請求をしたのかを証拠として残すことができます。

契約解除などの意思表示

契約の解除など、相手方に対する意思表示を行う場合にも内容証明郵便が利用されることがあります。

法律上、意思表示が「いつ相手に到達したか」が重要になる場合があります。

そのため、重要な意思表示については、内容証明郵便と配達証明を組み合わせることで、通知した内容と配達された事実の双方を記録として残しておく方法が考えられます。

クーリングオフ

一定の取引について認められているクーリングオフを行う際にも、書面等による通知が利用されます。

クーリングオフには期間の制限があるため、「いつ通知したのか」が問題になることがあります。

そのため、後日のトラブルを防ぐ目的で、通知した内容や時期を証拠として残しておくことが重要です。

なお、クーリングオフの対象となる取引や期間、通知方法については法律によって異なるため、実際に行う際には個別に要件を確認する必要があります。

時効の完成猶予を目的とした催告

金銭債権などには消滅時効があります。

民法上、裁判外で相手方に履行を求める「催告」をした場合、その時から一定期間、時効の完成が猶予される制度があります。

内容証明郵便そのものに時効を止める特別な効力があるわけではありませんが、いつ、どのような内容で催告したのかを証明する手段として内容証明郵便が利用されることがあります。

ただし、催告だけで時効の問題が完全に解決するわけではありません。

時効完成が迫っている場合には、裁判上の請求など別の手続きが必要となる可能性があるため、早めに弁護士等の専門家へ相談することが重要です。

内容証明郵便を利用するメリット

内容証明郵便を利用する主なメリットとして、次のようなものがあります。

① 通知した内容を証拠として残せる

「いつ、どのような内容の文書を送ったのか」を後から確認できるため、言った・言わないのトラブルを防ぎやすくなります。

② 相手方に正式な意思を伝えやすい

通常の手紙やメールとは異なり、内容証明郵便という形式で通知することで、差出人が問題について正式に対応しようとしていることが相手方に伝わりやすくなります。

③ 将来の手続きに備えることができる

相手方が請求に応じず、後に裁判などへ発展した場合でも、それまでにどのような通知を行ったのかを示す資料の一つとして利用できる場合があります。

内容証明郵便の書き方

記載する基本事項

内容証明郵便には、通知内容に応じて、一般的に次のような事項を記載します。

• 差出人の住所・氏名
• 受取人の住所・氏名
• 通知する内容
• 請求や通知の根拠となる事実
• 請求金額
• 支払期限などの期限
• 振込先など必要な対応方法
• 文書の日付

たとえば未払い金を請求するのであれば、単に「お金を支払ってください」と記載するのではなく、どのような契約・取引に基づく請求なのか、請求額はいくらなのか、いつまでに支払うよう求めるのかなどを整理して記載します。

感情的な表現は避ける

内容証明郵便は、その内容自体が後々まで記録として残ります。

そのため、相手方に対する怒りや不満があったとしても、感情的・攻撃的な表現は避け、事実関係と要求内容を整理して記載することが重要です。

必要以上に強い表現を用いることで、かえって相手方との紛争が激化したり、その後の交渉に悪影響を及ぼしたりする可能性もあります。

「何があったのか」「何を求めているのか」「いつまでに何をしてほしいのか」を明確にすることが大切です。

文字数・行数などのルール

窓口から差し出す内容証明郵便の謄本には、文字数や行数などについて一定の形式上のルールがあります。

また、使用できる文字・記号や、訂正・挿入・削除を行う場合の方法などについても定めがあります。

具体的な形式は、日本郵便の最新の案内を確認したうえで作成しましょう。

なお、インターネットから発送できる「e内容証明」というサービスもあり、窓口から差し出す場合とは作成・発送方法が異なります。

内容証明郵便を送る手順

窓口から内容証明郵便を発送する場合、大まかな流れは次のとおりです。

1. 通知する内容を整理して文書を作成する
2. 文字数・行数などの形式を確認する
3. 相手方に送付する文書と、同じ内容の謄本2通を準備する
4. 内容証明を取り扱っている郵便局へ持参する
5. 郵便局で内容の照合・手続きを行う
6. 必要に応じて配達証明を付けて発送する

すべての郵便局で内容証明を取り扱っているわけではないため、窓口から発送する場合には、事前に取扱郵便局を確認しておくと安心です。

内容証明郵便を送れば相手は支払ってくれる？

内容証明郵便を送ったからといって、相手方に支払いなどを強制できるわけではありません。

内容証明郵便には、裁判所の判決や支払督促のような強制執行につながる効力が当然に発生するものではありません。

そのため、内容証明郵便を送付しても相手方が支払いに応じない場合には、その後の対応を検討する必要があります。

一方で、これまで電話やメールだけで請求していたケースでは、正式な書面による通知を受けたことで相手方が対応する場合もあります。

内容証明郵便は、あくまで問題解決のための一つの手段として、目的や状況に応じて利用することが重要です。

専門家に依頼するという選択肢

内容証明郵便は、ご自身で作成・発送することも可能です。

しかし、内容証明郵便では「どのような内容を記載するか」が非常に重要です。

事実関係や請求内容が十分に整理されていなかったり、必要以上に断定的な表現を使用したりすると、相手方とのトラブルを拡大させてしまう可能性もあります。

また、事案によっては行政書士による書類作成の範囲を超え、弁護士への相談が適切となる場合もあります。

行政書士は、依頼者から伺った事実関係やご意向をもとに、権利義務に関する書類として内容証明郵便の文案作成をお手伝いすることができます。

当事務所では、大阪市を中心に、内容証明郵便の文案作成に関するご相談を承っております。

「どのように書けばよいのか分からない」「自分で文章を作ったものの、この内容で送ってよいのか不安」といった場合にも、お気軽にご相談ください。

なお、相手方との間ですでに紛争が生じている場合や、相手方との交渉・法律判断そのものが必要となる場合など、事案によっては弁護士へのご相談をご案内することがあります。

よくある質問

Q．内容証明郵便を送れば、必ず相手は応じてくれますか？

いいえ。

内容証明郵便は、通知した文書の内容などを証明するための制度であり、相手方に支払いや回答を強制する制度ではありません。

相手方が応じない場合には、事案に応じてその後の手続きを検討する必要があります。

Q．内容証明郵便には法的効力がありますか？

「内容証明郵便だから特別な法的効力が発生する」というわけではありません。

重要なのは、文書に記載した意思表示や請求そのものに、法律上どのような意味があるかです。

内容証明郵便は、その意思表示や請求をいつ、どのような内容で行ったのかを証明するための手段として利用されます。

Q．自分でも内容証明郵便を作成できますか？

はい。ご自身で作成して発送することも可能です。

ただし、請求内容や事実関係が複雑な場合には、送付する前に専門家へ相談することも検討するとよいでしょう。

Q．内容証明郵便の形式はどこで確認できますか？

文字数・行数などの形式上のルールについては、日本郵便の公式案内で確認することができます。

制度や取扱方法が変更される可能性もあるため、実際に発送する際には最新の情報を確認してください。

まとめ

内容証明郵便は、重要な通知を行った際に、その内容を証拠として残すための有効な手段です。

未払い金の請求や契約解除などの通知、時効に関する催告など、後から「いつ、どのような内容を通知したのか」が問題となる場面で利用されています。

一方、内容証明郵便を送っただけで、記載した請求が正しいことが証明されたり、相手方に支払いを強制できたりするわけではありません。

そのため、「内容証明郵便を送ること」そのものを目的とするのではなく、何を相手方に伝え、その後どのような解決を目指すのかを考えたうえで利用することが大切です。

行政書士燈綜合事務所では、内容証明郵便の文案作成に関するご相談を承っております。

内容証明郵便を送りたいものの書き方が分からない方や、どのような内容を記載すればよいのかお困りの方は、お気軽にご相談ください。